Gedegen advies rondom document management. Pragmatische oplossingen en kennis van zaken.

Vanuit een jarenlange en intensieve ervaring heeft Improvement Works de nodige kennis en expertise op diverse aspecten van document management. Wij hebben gedegen kennis van zaken omtrent:
- document management en document beheer
- configuratie management en configuratie beheer
- life cycle management

Vanuit praktijkervaring in R&D kennen wij het volledige beheersproces, van produkt idee tot en met einde levensduur en alle fases daartussen in. Wij kennen als geen ander alles wat er komt kijken bij de bijbehorende documenten stroom, de behandeling en afhandeling van de documentatie, het beheer en archivering, alsmede maatregelen voor de toegankelijkheid. Met onze expertise kunnen wij uw situatie en behoefte peilen en voor u een passend advies opstellen.

Bij documentatie onderscheiden wij twee hoofdgebruikers: de mens aan de ene kant, de machine aan de andere kant. Het is voor de mens van groot belang dat enig document eenvoudig toegankelijk is. Het gaat dan met name om: het vinden van een bestaand document, het begrijpen van de vereiste nummering en benaming van enig nieuw document, het doorgronden van de revisiestructuur, weten wat de status (‘geldigheid’) van enig document is. Kortom: als opsteller en lezer van het document moet de mens eenvoudig snappen waar het om gaat en hoe het zit.
Aan de andere kant is daar de machine: de computer die de digitale versies van de documenten voor ons opslaat, beheert, archiveert, toont en afdrukt. De machine moet evengoed op een geëigende en eenvoudige manier toegang hebben tot de documenten. Machines stellen evenwel andere eisen, dan mensen. Daarbij gaat het wel nog steeds om één en hetzelfde document. Het is dus zaak dat met beide vereisten rekening gehouden wordt en beiden verwerkt worden in de opzet van uw documentatie (structuur).
Wij hebben grote ervaring en inzichten in dergelijke opzet van documenten structuur en kunnen u hiermee inhoudelijk zeer van dienst zijn. Wat wij voor u kunnen doen is het ontwerpen van uw gehele documenten structuur, inclusief archivering, en onderhoudseisen. Wat wij daarbij van u vragen is inzicht in uw interne vereisten rondom uw documentatie. Denkt u hierbij aan zaken als: toegangsrechten en bescherming, geldigheidsduur van documenten, revisie en configuratie eisen, één of meerdere talen per document, concept generatie en authorisatie (niveaus).

MicroSoft SharePoint
Naast document management expertise hebben wij meerdere jaren intensief ervaring opgedaan met het gebruik en de toepassing van MicroSoft SharePoint en zijn functies. Onze kennis, ervaring en expertise op het gebied van document management blijken hierbij van grote toegevoegde waarde. Wij zijn ervaringsdeskundige op het gebied van specifieke gebruikersdoelstellingen en implementatie vraagstukken. Denk hierbij aan toepassingen voor: overzichtslijsten, status rapportage, agenda’s voor afspraken en acties, document beheer, afdelingsarchief, overzicht van doelstellingen en behaalde resultaten, etcetera. Kortom: het inzetten van SharePoint als hulpmiddel bij de verhoging van de efficiëntie en van de effectiviteit, met name in multidisciplinaire en internationale afdelingen en projecten. Voor de inhoudelijke technische realisatie maken wij hierbij gebruik van de kennis en expertise van SharePoint designers.
Op basis van een analyse van uw situatie en wensen doen wij u graag een voorstel om uw efficiëntie verder op te kunnen voeren.